信息化專稿：辦公自動化現狀分析
時間：2013-12-04 11:42 來源：博源集團辦公自動化，英文 Office Automation，簡稱OA，是辦公信息處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統來協助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。
現代的辦公自動化系統通過計算機網絡將所有員工聯系起來，通過網絡來完成大部分的辦公工作，是全員的辦公自動化。這要求所有人員，上至領導，下至各級員工，都應能使用電腦，否則，辦公自動化就無法進行。
無紙化辦公包括兩層涵義：第一層涵義是指從字面含義理解的無紙化辦公，既不使用或很少使用紙張的辦公方式；第二層涵義是指運用現代計算機技術、網絡技術、信息技術使用計算機來工作，即實現信息化。
首先從第一層涵義的無紙化辦公談起，很多人都想不要紙化辦公，無紙化辦公也提了這么多年，但在現實中真正實現了無紙化辦公的單位有多少。那么無紙化辦公還有提的必要嗎？
人們提的最多一個疑問就是，企業實施無紙化辦公的手段就是上一套辦公自動化軟件，可實際呢，實施以后紙張沒有減少，反而用得更多了。有的企業或者部門的領導計算機應用水平有限等其他原因，不愿意用計算機來處理一些工作，還樂于用紙張的形式，感覺牢靠一些。甚至部門之間還存在攀比現象，看誰打印的清晰漂亮，你用針式打印機，我就用激光打印機，你是黑白的，我就用彩色的。所以有時候一些領導的喜好導致了大量紙張的浪費。辦公自動化的發展為節約用紙甚至無紙化辦公提供了可能性，例如電子郵件和互聯網可以很方便地把有關的信息資料提供給需要的各方，當然也可以保存下來，而不必再以紙張作為載體。但良好的愿望不等于現實，現實是：全球辦公用紙仍在以每年4％～7％的速度增長，按照這種速度，再過10年，全球辦公用紙將增加一倍。
目前關于辦公自動化的標準還正在形成，很多廠家的產品所包含的內容也大不相同。但大家心目中的系統應該包括：公文處理、電子郵件、會議管理、檔案管理、信息發布、電子論壇、工作管理等內容。實際上辦公自動化系統經過幾年的發展，內容上、形式上都發生了很大變化。我國的辦公自動化系統經過從80年代末至今10多年的發展，已從最初提供面向單機的輔助辦公，發展到今天面向企業級應用的大型協同工作管理。國內辦公自動化系統目前已經經歷了三個發展階段，實現了兩個革命性的飛躍。從80年代中期起步的第一代辦公系統以個人電腦、辦公套件（Microsoft Office、Wps）為主要標志，實現了數據統計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質方式向電子比特方式的飛躍。從20世紀90年代中期開始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術的面世，以及網絡通訊技術的長足發展，辦公自動化系統發生了第一次革命性演進，第二代辦公自動化系統以網絡技術和協同工作技術為主要特征，實現了工作流程自動化，實現了收發文從傳統的手工方式向工作流自動化方式的飛躍。隨著21世紀知識經濟時代的來臨，知識成為經濟增長和社會發展及企業成長的關鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識越來越成為企業與機構信息化建設的核心。對知識前所未有的重視，使以工作流為中心的辦公自動化系統開始提升到以知識管理為核心的第三代辦公自動化系統。第四代將是工作流、業務流、財務流、物流有效統一集成的整體系統。
雖然辦公自動化系統已經和知識管理等新的管理思想相融合，可當我們在企業中進行調研過程中發現，目前還有很多不盡人意的方面，影響了無紙化辦公的進程。
1、對辦公自動化系統的理解差別很大
在很多人眼里，辦公自動化系統主要是處理一些公文、收發電子郵件，實現紙面作業計算機化。實際上有這樣思想的大有人在，殊不知辦公自動化大有學問，涉及到行為科學、管理科學、社會學、系統工程學等學科，辦公自動化的應用已成為企業管理現代化的標志之一。
辦公自動化的核心問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們日常工作的所有內容都可以歸入辦公自動化系統處理的范疇，如文字處理、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、圖書管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，甚至庫存管理、生產計劃、技術管理、質量管理、成本管理、人事管理等等，都可以歸納到辦公自動化軟件的處理范圍之內。
前面我們提到的標準問題，即辦公自動化系統包括哪些內容，大家眾說紛紜，沒有固定的說法。這樣就導致了軟件公司通常的做法：先把辦公自動化系統根據自己的想法賦予一些簡單的功能，形成一個框架，企業有需求的時候，再加上企業使用人員提出的功能需求，進行定制開發。這樣的結果是企業提啥，軟件公司就開發啥，盡量滿足企業的需求。雖然看起來是以客戶為中心，實際上這其中存在很多問題。例如辦公自動化系統應該滲透很多新的管理思想，例如協作辦公、知識管理、客戶關系管理等等，不要成為手工作業的電子版。如果只是按照客戶的要求去做，沒有一套好的管理思想去指導企業的辦公管理，稱不上好的辦公自動化，對雙方都沒有好處。對于軟件公司而言，開發的難度加大了，不易在其他地方推廣；對于企業而言不能借助辦公自動化系統來提升管理，得益相對降低。所以辦公自動化系統不會像財務軟件一樣很容易得到推廣，一個主要原因是財務系統有國家完善的政策和標準支持，有比較規范的做法可遵循，但目前辦公自動化系統還做不到。
2、領導和使用人員的思想意識還需提高
無紙化辦公要成為現實，改變人們的觀念和習慣非常重要。在人們的傳統觀念中，“白紙黑字”具有一定的權威性，是真實可信的，領導人還可以直接在紙上圈閱或作批示，具有一定的成就感。人們閱讀紙上的東西比較容易放松，而且不受時間地點的限制，書面的東西便于攜帶。另外，紙張有明顯的優點：同電腦屏幕相比，對于印或寫在紙上的內容，即使在照明條件很差的情況下，我們也能看得比較清楚，我們還可以很容易地在紙上隨意評注修改。同樣內容手寫件比電子郵件或軟盤存儲所顯示的信息量更多，身體語言流露其中，通過筆跡你可以感覺對方的情感、性格、文化修養等多方面的信息。
這只是一些人留戀紙張的想法，可信息化帶來的便利卻更多更多，是原來利用紙張的方式無法比擬的。例如：信息共享的優點，使你無論在何地，只要能連上互聯網就能辦公，網上辦公室已得到人們的認同。特別是通過B/S架構的方式實施辦公自動化系統，再也不需要非得在企業內部的網絡上再安裝復雜的應用程序軟件，只需要在在系統主服務器上取得相應的用戶名和密碼就可以分配給自己的員工來使用網絡辦公室中的人和功能了。還有第三代辦公自動化系統在第二代的基礎上，提供了處理各個環節的相關知識，確保每一個使用者，都能夠隨時隨地根據需要，向專家學習、向企業現有知識學習，使員工在辦公自動化系統中的地位從被動向主動轉變，從而在提升每個員工創造能力的過程中，大大提高企業與機構的整體創新和應變能力。還有，對于像現在普遍存在的在全國各地擁有成千上萬的機構的大企業大集團來說，如果依靠傳統的管理模式是不可想象的，但通過信息化管理起來就不是什么難事了。
也有很多使用人員不愿意使用辦公自動化系統的原因很簡單，就是系統一般都要求輸入大量的原始數據、信息，大家的工作量要加大，特別是涉及到一些部門和個人利益的數據，大家潛意識中就不愿意公開。所以在系統的推行過程中會存在一些阻力，特別需要提的是信息化建設是一把手工程，這兒提出的一把手不僅僅是企業的一把手，還應包括各部門的負責人。
3、辦公自動化技術也在不斷創新
在辦公自動化系統的應用過程中，一些技術的應用也會推動其發展。很多領導提到的一個的重要問題就是簽名的事情。實際上還有很多技術細節需要完善，比如網絡簽名認證技術、局域網絡通訊、文件網絡廣播等等。
舉個例子來說：在應用計算機實現文件批簽流轉過程中，當用戶都在計算機上批簽修改文件時，如何保留不同用戶的修改痕跡，是用戶十分關心的問題。在手工批簽時，不同人有不同的筆跡，因此很容易識別，但在計算機上修改編輯文件，要保留各人的痕跡卻不是一件簡單的事情。有的系統對這一問題的處理方法是：對每個人修改過的文件都做一個拷貝，然后比較兩個拷貝之間的不同點。這種方法不夠直觀，也不符合用戶平常的工作習慣，而且由于要保存多個拷貝，嚴重浪費空間。有些系統自己編寫一個編輯軟件，用戶在編輯軟件中起草和修改文件，但因為使用的編輯軟件是自己設計編制的，與OA系統能夠無縫緊密地連接，所以不同用戶修改的痕跡可以較方便地顯示。雖然這種方法比較靈活，但自己編寫的編輯軟件在功能上很難與主流字處理軟件（Microsoft Word、WPS Office等）相比。另一方面，如果最終用戶已經熟悉了某個商用字處理軟件的操作，很難再接受其他編輯軟件。
相信這些問題大家都已經看到了，并且一些公司已經有了很好的解決辦法。可在目前的應用過程中還存在你有的技術，我沒有；我有的技術你沒有。導致了很多辦公自動化軟件公司的水平參差不齊，不能合作利用對方的優勢，特別是在我們身邊很多中小型的軟件公司不能充分合作，經常出現惡性競爭，導致雙方都得不到長足發展。
4、與其他系統的集成必將成為瓶頸
在企業工作的人們都知道，一般除了辦公自動化系統，企業信息化還有很多內容，例如ERP、財務系統、生產管理系統、進銷存管理系統、人力資源管理系統、客戶關系管理系統、業務系統、CAD、CAPP等等。目前企業的應用現狀是：由于很多原因導致了大量的信息孤島式的建設，他們之間很少能夠緊密協調起來。各個系統之間無法進行數據聯系，導致大量的重復勞動，也導致數據不準確。信息孤島的存在導致信息存在很大的冗余，存在大量的垃圾信息，信息交流的一致性無法保證，個人、部門之間難于進行信息共享，領導也難于統攬全局。由于系統是有多個供應商提供的，即使想集成也存在很多難度，特別是數據庫不統一造成集成難度增加，更重要的是相互的配合也會成為很大的問題。目前中國具有信息系統的絕大部分企業都存在這樣的現象。
“信息孤島”的問題已經嚴重地阻礙了企業信息化建設的整體進程，使企業進行新一輪投入時，瞻前顧后，難于決斷。而解決“信息孤島”的問題的關鍵不僅僅是軟件方面的技術，更重要的是在企業的流程管理和相關技術的標準化等方面。所以在企業實施辦公自動化系統前就要做好規范的整體規劃，不要總希望通過“接口”把分散的系統連接起來。原先孤立分散開發的應用系統不可能通過大量的接口將它們簡單地連接起來，而必須通過重新進行統一規劃和構思，建立起一種整體性、統一性信息系統模型，才有可能實現真正的系統集成。
很多因素阻礙了無紙化辦公的進程，當我們沉浸在ERP（企業資源計劃）、CRM（客戶管理管理）的熱潮中時，回頭看看我們還有很多基礎工作需要去做。雖然達到無紙化的程度還有很多問題，還需要很長的時間，但不要等雨停了再遠行，還是開始行動吧。
